# Agent IA secrétariat : agenda géré, vous décidez | aprestIA > Un agent IA secrétariat qui gère votre agenda, prépare vos réunions et trie les demandes, avec votre accord. Forfait de 7 à 13 jours. Chiffrez votre projet Source : https://aprestia.fr/services/agent-ia-secretariat-agenda [Accueil](https://aprestia.fr/) / [Services](https://aprestia.fr/services) / Agents IA, chatbots & agents vocaux Automatiser Agents IA, chatbots & agents vocaux # Agent IA secrétariat : gestion d'agenda et tâches administratives déléguées Fixer un rendez-vous ne prend plus dix messages : votre agent propose, vous validez, l'agenda se met à jour. - Agents IA, chatbots & agents vocaux - 3 850 – 7 150 € HT - Réalisation : 7 à 13 jours - Délai : 4 à 7 semaines - Forfait Agent IA de secrétariat et de gestion d'agenda En résumé Pilier Automatiser Catégorie Agents IA, chatbots & agents vocaux Réalisation 7 à 13 jours Délai 4 à 7 semaines Modèle Forfait 3 850 – 7 150 € HT prix affiché, devis ferme après le diagnostic Autorisations — l'agent agit dans les droits donnés et demande votre accord pour le reste [Déléguez votre agenda en sécurité](https://aprestia.fr/contact?intent=devis&service=agent-ia-secretariat-agenda) [Réserver le diagnostic offert](https://aprestia.fr/contact) 45 minutes en visio, offertes, pour vérifier que ce service répond à votre situation. 01 ## Ce que fait ce service Le périmètre, en clair. Trouver un créneau commun entre quatre agendas prend dix messages et trois relances. Un agent IA secrétariat s'en charge : il lit la demande reçue, consulte vos disponibilités, propose des créneaux au correspondant, pose le rendez-vous et prépare un dossier avec les derniers échanges. Il rédige aussi des brouillons de réponses, résume votre journée et signale ce qui attend votre décision. Contrairement à un chatbot, il agit dans votre messagerie et votre calendrier, avec des droits limités et des règles que vous écrivez. aprestIA conçoit ces règles, configure l'agent et le teste avec vous. Forfait de 7 à 13 jours. Confier à une machine l'accès à sa messagerie et à son agenda exige de la méthode, et c'est pour cela qu'un agent IA secrétariat sérieux est autre chose qu'un assistant branché sur une boîte de réception. Nous commençons par une liste de ce que l'agent peut faire seul (proposer des créneaux, déplacer une réunion interne), de ce qui demande votre validation (réponse à un client important, invitation externe) et de ce qui lui est interdit (accepter une demande inconnue, transmettre un document confidentiel). Les dirigeants et responsables s'y intéressent parce que la coordination avale une part visible de leur semaine, sans valeur ajoutée. Dans votre quotidien, vous recevez le matin une synthèse, les demandes sont déjà triées, les rendez-vous sont posés avec leur contexte. Ce que le service n'est pas : une boîte mail dont l'IA aurait les clés sans limite, ni un remplaçant d'assistante de direction, dont le jugement, la discrétion et la relation restent irremplaçables. L'agent travaille avec un compte dédié et des droits restreints, chaque action est journalisée, et un simple mot de votre part suspend son activité. 02 ## Méthodologie 7 à 13 jours · 4 à 7 semaines 01 ### Étape 1 – Inventaire des tâches (1 jour) nous listons avec vous les tâches de coordination répétitives, les interlocuteurs sensibles et les règles que vous appliquez déjà de tête. 02 ### Étape 2 – Règles et droits (1,5 jour) définition de ce que l'agent fait seul, de ce qu'il propose et de ce qui lui est interdit, puis création d'un compte à droits limités. 03 ### Étape 3 – Agenda et courriers (3 jours) branchement à votre calendrier et à votre messagerie, tri des demandes, propositions de créneaux, brouillons de réponses. 04 ### Étape 4 – Dossiers de réunion et synthèse (2 jours) résumé quotidien, préparation des réunions à partir des échanges précédents. 05 ### Étape 5 – Essai en parallèle (2 jours) l'agent propose, vous comparez à vos propres choix, nous ajustons les règles. 06 ### Étape 6 – Mise en service (1,5 jour) activation par paliers et rituel de revue hebdomadaire. 03 ## Points forts Ce qui distingue cette prestation. - Trois niveaux de délégation (seul, avec accord, interdit) sont écrits noir sur blanc avant la moindre connexion. - L'agent utilise un compte dédié aux droits restreints : pas d'accès à vos dossiers confidentiels sans décision explicite. - Les créneaux proposés respectent vos habitudes : plages protégées, temps de trajet, jours sans réunion, préférences par interlocuteur. - Chaque action est journalisée et annulable, et un mot-clé suspend immédiatement l'agent. - La préparation de réunion s'appuie sur les échanges réels avec la personne, avec les points ouverts et les engagements pris. 04 ## Livrables remis Ce que vous gardez à la fin. - Charte de délégation à trois niveaux - Agent configuré sur votre messagerie et votre agenda - Compte dédié à droits restreints - Modèles de réponses et règles de priorité - Synthèse quotidienne automatique - Guide de suspension et de revue hebdomadaire 05 ## Problèmes résolus Les situations où ce service sert. - Des échanges interminables pour fixer un simple rendez-vous - Une messagerie qui mélange l'urgent, l'important et le bruit - Des réunions mal préparées faute de temps pour retrouver le contexte 06 ## Cas d’usage Exemples illustratifs, sans client nommé. Dirigeant d'une PME de services de 70 salariés : l'agent trie la messagerie, propose les rendez-vous clients et prépare un dossier par réunion, tandis que l'assistante garde les sujets sensibles. Associé d'un cabinet de conseil : l'agent coordonne les agendas de trois consultants et de clients extérieurs, et rappelle les engagements pris lors des précédents rendez-vous. Directeur d'un groupement d'agences : l'agent regroupe les demandes de validation des responsables d'agence dans un point quotidien, avec les pièces jointes utiles. 07 ## Pour qui, et dans quelles conditions Public, tailles, secteurs et prérequis. Public visé Dirigeant de PME · Directeur général · Assistante de direction Tailles d’entreprise TPE · PME · ETI Secteurs adaptés Conseil · Services professionnels · Immobilier · Industrie · Associations Prérequis Microsoft 365 ou Google Workspace · Un compte dédié pour l'agent · Quelques semaines de messagerie à analyser · Une personne décisionnaire pour valider les règles de délégation 08 ## Technologies mobilisées Les outils cités à titre indicatif : le choix se confirme au cadrage. - Microsoft Graph - Google Calendar API - Claude - OpenAI - Mistral - n8n - Make - Python 09 ## Retour sur investissement Indicatif — le chiffrage se confirme sur vos volumes. Souvent plusieurs heures par semaine de coordination et de tri évitées pour un dirigeant ou un associé, selon l'intensité des échanges extérieurs. Le gain est à confirmer lors du diagnostic, en observant une semaine type de votre agenda. 10 ## Questions fréquentes Les réponses courtes. ### L'agent IA peut-il lire tous mes emails et accéder à mes documents confidentiels ? Il n'accède qu'à ce que vous lui ouvrez. Par défaut, un compte dédié à droits restreints lit les messages qui lui sont transmis ou des dossiers précis, jamais l'ensemble. Les courriers sensibles (RH, juridique, direction) sont exclus par règle, et toutes les consultations sont journalisées. ### Que se passe-t-il si l'agent propose un rendez-vous qui ne me convient pas ? Les rendez-vous avec des personnes extérieures importantes sont proposés puis confirmés par vous. Pour les autres, vous pouvez annuler ou déplacer en un message, et l'agent apprend la règle à appliquer. Pendant les premières semaines, nous revoyons ses choix chaque semaine pour corriger les préférences mal comprises. ### Quelle différence avec la fonction de planification intégrée à Outlook ou à Google Agenda ? Les outils intégrés proposent des créneaux libres, sans comprendre le contenu des échanges. L'agent lit la demande, applique vos règles de priorité, rédige les réponses, prépare le dossier et rappelle les engagements. Il complète ces outils plutôt qu'il ne les remplace. ## Services liés [Automatiser · Agents IA, chatbots & agents vocaux Agent vocal IA pour la prise de rendez-vous 5 500 – 8 800 € HT · 10 à 16 jours Voir la fiche](https://aprestia.fr/services/agent-vocal-prise-rendez-vous) [Automatiser · Automatisation des processus Tri et traitement automatique des emails entrants 1 650 – 2 750 € HT · 3 à 5 jours Voir la fiche](https://aprestia.fr/services/tri-automatique-emails-entrants) [Construire · Intégration, développement & MLOps Intégration IA dans Microsoft 365 et Copilot Studio 2 750 – 6 600 € HT · 5 à 12 jours Voir la fiche](https://aprestia.fr/services/integration-ia-microsoft-365-copilot-studio) ## Déléguez votre agenda en sécurité 3 850 – 7 150 € HT · 7 à 13 jours — diagnostic de 45 minutes offert pour vérifier le périmètre. Devis ferme ensuite. [Déléguez votre agenda en sécurité](https://aprestia.fr/contact?intent=devis&service=agent-ia-secretariat-agenda) [Voir les 200 services](https://aprestia.fr/services)