# Automatisation des notes de frais pour PME | aprestIA > Automatisation des notes de frais : tickets photographiés, TVA récupérable, plafonds contrôlés et export comptable en 3 à 5 jours. Demandez un diagnostic. Source : https://aprestia.fr/services/automatisation-notes-de-frais [Accueil](https://aprestia.fr/) / [Services](https://aprestia.fr/services) / Automatisation des processus Automatiser Automatisation des processus # Automatisation des notes de frais : du ticket photo à l'écriture Vos collaborateurs photographient un ticket, la comptabilité reçoit une ligne de frais contrôlée. - Automatisation des processus - 1 650 – 2 750 € HT - Réalisation : 3 à 5 jours - Délai : 2 à 3 semaines - Forfait Automatisation des notes de frais En résumé Pilier Automatiser Catégorie Automatisation des processus Réalisation 3 à 5 jours Délai 2 à 3 semaines Modèle Forfait 1 650 – 2 750 € HT prix affiché, devis ferme après le diagnostic Conformité — chaque dépense confrontée à votre politique de frais avant d'arriver au manager [Simplifiez vos notes de frais](https://aprestia.fr/contact?intent=devis&service=automatisation-notes-de-frais) [Réserver le diagnostic offert](https://aprestia.fr/contact) 45 minutes en visio, offertes, pour vérifier que ce service répond à votre situation. 01 ## Ce que fait ce service Le périmètre, en clair. Les notes de frais sont le dossier que personne ne veut traiter : tickets froissés, saisies tardives, questions sur le plafond du restaurant. L'automatisation des notes de frais décharge collaborateurs, managers et comptables. Le salarié envoie sa photo par mobile ou par mail, l'IA lit le montant, la TVA, le commerçant et la catégorie, puis confronte la dépense à votre politique de frais. Les anomalies sont signalées, le manager valide en un clic, et l'écriture, avec TVA récupérable ventilée, part vers la comptabilité et la paie. Déploiement en 3 à 5 jours. Un déjeuner à 18 euros peut mobiliser trois personnes : le salarié qui retrouve son ticket, le manager qui contrôle, le comptable qui ressaisit le montant et ventile la TVA. Multipliez par les péages, les trains, les nuits d'hôtel et les kilomètres du mois, et la gestion des frais devient une charge disproportionnée. L'automatisation des notes de frais ne remplace pas votre politique, elle l'applique systématiquement : plafonds par type de dépense, justificatif obligatoire, doublons détectés, taux de TVA vérifié, barème kilométrique appliqué selon la puissance fiscale du véhicule. Le montant à rembourser est calculé, et les écarts atteignent le manager avec une explication lisible. Le bénéfice est double : des remboursements plus rapides pour les équipes, et un contrôle plus homogène pour l'entreprise. Ce que le service n'est pas : un outil de surveillance des salariés, ni un remplacement d'une application de frais du marché quand celle-ci convient déjà. Nous pouvons nous brancher dessus, ou construire une solution légère si vos besoins sont simples. Les justificatifs numérisés sont conservés selon les règles applicables, et l'export vers votre comptabilité reprend les comptes de charge et les axes analytiques. 02 ## Méthodologie 3 à 5 jours · 2 à 3 semaines 01 ### Étape 1 – Politique de frais (0,5 jour) relecture de votre politique, des plafonds, des cas particuliers (invités, frais de mission, avances) et des comptes de charge à utiliser. 02 ### Étape 2 – Capture des justificatifs (1 jour) réception par mail, messagerie ou formulaire mobile, lecture du ticket, extraction du commerçant, du montant, de la TVA et de la date. 03 ### Étape 3 – Contrôles automatiques (1,5 jour) application des plafonds et du barème kilométrique, détection des doublons, vérification des taux de TVA, signalement des justificatifs illisibles. 04 ### Étape 4 – Validation et export (1 jour) circuit d'approbation par manager, écriture comptable ventilée, export vers la paie pour les remboursements, archivage des pièces. 05 ### Étape 5 – Essai pilote (0,5 jour) test auprès d'un groupe de collaborateurs, recueil des retours, réglage des règles. 03 ## Points forts Ce qui distingue cette prestation. - Politique de frais traduite en règles vérifiables : plafonds par nature de dépense, justificatifs obligatoires, invités à renseigner. - Calcul du barème kilométrique selon le véhicule et séparation de la TVA récupérable, pour éviter les corrections à la clôture. - Détection des doublons entre un ticket photographié et le même frais payé par carte d'entreprise ou saisi deux fois. - Le manager voit la dépense, l'anomalie éventuelle et l'explication, puis valide ou refuse en quelques secondes depuis son mobile. - Export des écritures avec comptes de charge et axes analytiques, dans le format attendu par votre comptabilité et votre paie. 04 ## Livrables remis Ce que vous gardez à la fin. - Circuit de saisie mobile et mail opérationnel - Règles de contrôle issues de votre politique de frais - Écritures comptables ventilées par compte et TVA - Tableau de suivi des frais par équipe et par nature - Guide pour les collaborateurs et les managers - Procédure de conservation des justificatifs 05 ## Problèmes résolus Les situations où ce service sert. - Des tickets perdus ou remis des semaines après la dépense - Des relances sans fin pour obtenir un justificatif lisible - De la TVA non récupérée par erreur de saisie - Des remboursements tardifs qui agacent les équipes terrain 06 ## Cas d’usage Exemples illustratifs, sans client nommé. Entreprise de services de 120 salariés dont les commerciaux avancent des frais chaque semaine : saisie par photo, contrôle automatique et remboursement lors de la paie suivante. Société de maintenance avec techniciens itinérants : péages, repas et kilomètres sont regroupés par intervention, ce qui permet d'affecter les frais à l'affaire concernée. Association de 30 personnes avec peu de temps administratif : un circuit par messagerie et un export mensuel suffisent à fiabiliser les remboursements et la comptabilité. 07 ## Pour qui, et dans quelles conditions Public, tailles, secteurs et prérequis. Public visé DAF · Responsable comptabilité · DRH Tailles d’entreprise TPE · PME · ETI Secteurs adaptés Services · Maintenance · Conseil · Associations · Commerce B2B Prérequis Votre politique de frais, même sommaire · Accès à la comptabilité et à l'outil de paie pour l'export · Un groupe pilote de 5 à 10 collaborateurs 08 ## Technologies mobilisées Les outils cités à titre indicatif : le choix se confirme au cadrage. - Make - n8n - Power Automate - Claude - Mistral - Azure Document Intelligence - Microsoft Forms - Python 09 ## Retour sur investissement Indicatif — le chiffrage se confirme sur vos volumes. Le traitement d'une note de frais de dix lignes occupe souvent plusieurs interlocuteurs pendant un quart d'heure ou davantage. Selon vos effectifs en déplacement, on peut viser une réduction nette du temps de contrôle et des délais de remboursement, à confirmer lors du diagnostic. 10 ## Questions fréquentes Les réponses courtes. ### Quel est le prix de l'automatisation des notes de frais ? Entre 1 650 et 2 750 € HT, soit 3 à 5 jours. La variation tient au nombre de règles de votre politique, au canal de saisie choisi (mail, messagerie, application) et à l'export vers votre comptabilité ou votre outil de paie. Un pilote sur quelques collaborateurs est prévu dans le forfait. ### Peut-on garder notre application de notes de frais actuelle ? Souvent oui. Si votre application dispose d'une API ou d'imports, nous ajoutons les contrôles et les automatismes qui lui manquent. Si elle est trop fermée ou trop chère pour votre usage, une solution légère et plus simple peut la remplacer, ce que nous chiffrons lors du diagnostic. ### Les photos de tickets suffisent-elles comme justificatifs pour la comptabilité ? Une copie numérique fidèle peut généralement remplacer le papier si elle est lisible, complète et conservée dans des conditions garantissant son intégrité. Nous mettons en place l'archivage correspondant, mais votre expert-comptable reste l'interlocuteur pour valider la conformité de votre dispositif. ## Services liés [Automatiser · Automatisation des processus Automatisation du traitement des factures fournisseurs 2 750 – 4 400 € HT · 5 à 8 jours Voir la fiche](https://aprestia.fr/services/automatisation-factures-fournisseurs) [Automatiser · Automatisation des processus Extraction de données de documents (OCR + IA) 2 750 – 4 950 € HT · 5 à 9 jours Voir la fiche](https://aprestia.fr/services/extraction-donnees-documents-ocr-ia) [Automatiser · Automatisation des processus Automatisation des variables de paie et des demandes RH 3 300 – 5 500 € HT · 6 à 10 jours Voir la fiche](https://aprestia.fr/services/automatisation-variables-paie-demandes-rh) ## Simplifiez vos notes de frais 1 650 – 2 750 € HT · 3 à 5 jours — diagnostic de 45 minutes offert pour vérifier le périmètre. Devis ferme ensuite. [Simplifiez vos notes de frais](https://aprestia.fr/contact?intent=devis&service=automatisation-notes-de-frais) [Voir les 200 services](https://aprestia.fr/services)