Agent IA secrétariat : gestion d'agenda et tâches administratives déléguées

Trouver un créneau commun entre quatre agendas prend dix messages et trois relances. Un agent IA secrétariat s'en charge : il lit la demande reçue, consulte vos disponibilités, propose des créneaux au correspondant, pose le rendez-vous et prépare un dossier avec les derniers échanges. Il rédige aussi des brouillons de réponses, résume votre journée et signale ce qui attend votre décision. Contrairement à un chatbot, il agit dans votre messagerie et votre calendrier, avec des droits limités et des règles que vous écrivez. aprestIA conçoit ces règles, configure l'agent et le teste avec vous. Forfait de 7 à 13 jours.

Confier à une machine l'accès à sa messagerie et à son agenda exige de la méthode, et c'est pour cela qu'un agent IA secrétariat sérieux est autre chose qu'un assistant branché sur une boîte de réception. Nous commençons par une liste de ce que l'agent peut faire seul (proposer des créneaux, déplacer une réunion interne), de ce qui demande votre validation (réponse à un client important, invitation externe) et de ce qui lui est interdit (accepter une demande inconnue, transmettre un document confidentiel). Les dirigeants et responsables s'y intéressent parce que la coordination avale une part visible de leur semaine, sans valeur ajoutée. Dans votre quotidien, vous recevez le matin une synthèse, les demandes sont déjà triées, les rendez-vous sont posés avec leur contexte. Ce que le service n'est pas : une boîte mail dont l'IA aurait les clés sans limite, ni un remplaçant d'assistante de direction, dont le jugement, la discrétion et la relation restent irremplaçables. L'agent travaille avec un compte dédié et des droits restreints, chaque action est journalisée, et un simple mot de votre part suspend son activité.

• Trois niveaux de délégation (seul, avec accord, interdit) sont écrits noir sur blanc avant la moindre connexion.
• L'agent utilise un compte dédié aux droits restreints : pas d'accès à vos dossiers confidentiels sans décision explicite.
• Les créneaux proposés respectent vos habitudes : plages protégées, temps de trajet, jours sans réunion, préférences par interlocuteur.
• Chaque action est journalisée et annulable, et un mot-clé suspend immédiatement l'agent.
• La préparation de réunion s'appuie sur les échanges réels avec la personne, avec les points ouverts et les engagements pris.

• Charte de délégation à trois niveaux
• Agent configuré sur votre messagerie et votre agenda
• Compte dédié à droits restreints
• Modèles de réponses et règles de priorité
• Synthèse quotidienne automatique
• Guide de suspension et de revue hebdomadaire

• Des échanges interminables pour fixer un simple rendez-vous
• Une messagerie qui mélange l'urgent, l'important et le bruit
• Des réunions mal préparées faute de temps pour retrouver le contexte

Dirigeant d'une PME de services de 70 salariés : l'agent trie la messagerie, propose les rendez-vous clients et prépare un dossier par réunion, tandis que l'assistante garde les sujets sensibles.

Associé d'un cabinet de conseil : l'agent coordonne les agendas de trois consultants et de clients extérieurs, et rappelle les engagements pris lors des précédents rendez-vous.

Directeur d'un groupement d'agences : l'agent regroupe les demandes de validation des responsables d'agence dans un point quotidien, avec les pièces jointes utiles.

Public visé

Dirigeant de PME · Directeur général · Assistante de direction

Tailles d’entreprise

TPE · PME · ETI

Secteurs adaptés

Conseil · Services professionnels · Immobilier · Industrie · Associations

Prérequis

Microsoft 365 ou Google Workspace · Un compte dédié pour l'agent · Quelques semaines de messagerie à analyser · Une personne décisionnaire pour valider les règles de délégation

• Microsoft Graph
• Google Calendar API
• Claude
• OpenAI
• Mistral
• n8n
• Make
• Python

Souvent plusieurs heures par semaine de coordination et de tri évitées pour un dirigeant ou un associé, selon l'intensité des échanges extérieurs. Le gain est à confirmer lors du diagnostic, en observant une semaine type de votre agenda.