Capitaliser le savoir-faire de vos experts avant qu'ils ne partent

Vous savez qui détient les savoirs critiques de l'entreprise, et vous savez à quelle date il part. Pour capitaliser le savoir-faire avant ce départ, nous menons des entretiens guidés avec l'expert, filmés ou enregistrés avec son accord, que l'IA transcrit, structure et transforme en fiches de gestes, arbres de décision et retours d'expérience. Le tout alimente un assistant que le successeur interroge. L'expert relit et corrige chaque fiche : c'est lui qui valide ce qui est transmis. Le service convient aux métiers où l'on apprend par l'expérience : maintenance, production, réglages, relation client sur comptes sensibles.

Le savoir d'un expert est rarement écrit : il se manifeste dans une intuition (« ce bruit, c'est le roulement »), un ordre d'opérations, une exception connue de lui seul. Quand il part, la documentation officielle ne couvre qu'une partie du terrain. Capitaliser le savoir-faire exige donc de le faire parler, avec les bonnes questions, sur des situations réelles et non en général. L'IA intervient pour retranscrire, regrouper les anecdotes par thème, repérer les contradictions entre deux experts et proposer des fiches que l'intéressé corrige. Pour les directions des ressources humaines et de la production, l'enjeu est concret : une panne qui prenait une heure avec l'ancien prend une journée avec le nouveau. Ce n'est ni un clone de l'expert, ni un substitut au tutorat, qui reste la meilleure transmission. L'assistant appuie le successeur après le départ. L'enregistrement de la voix ou de l'image exige le consentement écrit de la personne, et les données restent dans l'UE.

• Les entretiens partent de situations réelles rejouées, plus riches que des questions générales sur le métier
• L'expert relit et corrige chaque fiche, il reste l'auteur de ce qui est transmis
• Un successeur teste l'assistant sur des situations concrètes avant le départ de l'expert
• Les contradictions entre deux experts sont repérées pour être arbitrées, pas lissées
• Le consentement à l'enregistrement est écrit et précise l'usage et la durée de conservation

• Cartographie des savoirs critiques
• Guide et enregistrements des entretiens
• Fiches de gestes et arbres de décision relus par l'expert
• Glossaire de l'expert
• Assistant interrogeable pour le successeur
• Compte rendu d'essai sur dix situations

• Notre meilleur technicien part et personne ne sait ce qu'il sait
• La documentation officielle ne couvre pas les cas réels
• Le tutorat prend du temps que nous n'avons pas
• Les experts n'ont jamais le temps d'écrire ce qu'ils font

Atelier de fonderie de 70 salariés : le responsable des réglages, à un an de la retraite, transmet ses repères à son successeur par entretiens sur machine, relus ensuite sous forme de fiches.

Bureau d'études de 50 personnes : les règles de dimensionnement d'un ingénieur senior sont documentées avec des cas d'application chiffrés, que les jeunes ingénieurs consultent avant de concevoir.

Société de maintenance de 120 salariés : les diagnostics d'un technicien clé alimentent un assistant que les nouveaux embauchés interrogent pendant leurs premières interventions sur site.

Public visé

DRH · Directeur de production · Dirigeant de PME · Responsable de la maintenance

Tailles d’entreprise

PME · ETI

Secteurs adaptés

Industrie · Maintenance · Énergie · Ingénierie · Artisanat d'art · Agroalimentaire

Prérequis

Accord de l'expert et de sa hiérarchie · Disponibilité de l'expert pour six à huit séances · Un successeur ou un référent identifié

• Whisper
• Claude
• Mistral
• Python
• Qdrant
• LlamaIndex
• Notion ou SharePoint
• n8n

Le départ d'un expert clé coûte souvent des mois de baisse de productivité, d'erreurs et de recours à des prestataires. Même une réduction partielle de cette période justifie, de l'ordre de plusieurs fois, le coût du dispositif. À évaluer au diagnostic.