Contrôle de conformité documentaire : dossiers complets, pièces valides

Un dossier fournisseur sans attestation de vigilance à jour, un dossier de chantier sans assurance décennale, un dossier qualité sans signature : ces manques se découvrent souvent lors d'un contrôle. Le contrôle de conformité documentaire automatisé compare chaque dossier à la liste des pièces exigées, lit leur contenu, vérifie les dates de validité, les signatures, la cohérence des noms et des montants, puis produit un rapport d'anomalies. Les pièces qui vont expirer déclenchent une relance. Un responsable conserve la décision de conformité. Déploiement en 5 à 9 jours.

Les obligations documentaires s'accumulent : vérifier ses sous-traitants, constituer des dossiers clients conformes, tenir à jour les pièces d'un audit qualité, suivre les habilitations des intervenants. Elles reposent souvent sur des listes de contrôle manuelles, parcourues en diagonale et rarement à jour. Le contrôle de conformité documentaire par IA reprend ces listes et les applique à grande échelle. Pour chaque type de dossier, nous formalisons les règles : pièces obligatoires, validité maximale, mentions à trouver, concordance entre documents (le SIRET de l'attestation correspond-il à celui du contrat ?). Le système lit les pièces, y compris scannées, vérifie chaque règle et classe le dossier : conforme, incomplet, à examiner. Un tableau de bord liste les échéances à venir, et les fournisseurs ou clients sont relancés automatiquement pour fournir la pièce manquante. L'IA ne décide pas de la conformité au sens juridique ; elle trouve les écarts et les présente avec la pièce et la règle concernées, pour qu'un responsable tranche. Ce que le service n'est pas : un certificat de conformité, ni un substitut à un audit réalisé par un organisme habilité. Il fiabilise la préparation et le suivi permanent de vos dossiers.

• Règles de contrôle écrites avec vos responsables, pièce par pièce, avec un niveau de gravité pour chaque type d'écart.
• Vérification des concordances entre documents (SIRET, raison sociale, montants, dates), que l'œil humain laisse passer sur un gros volume.
• Échéancier des pièces qui expirent, avec relance automatique du tiers avant la date plutôt qu'après un contrôle.
• Trois statuts clairs, conforme, incomplet ou à examiner, pour concentrer le travail humain sur les dossiers douteux.
• Comparaison avec un contrôle manuel sur dossiers réels avant mise en service, pour mesurer les anomalies que le système manque ou invente.

• Référentiel de règles de contrôle par type de dossier
• Chaîne de lecture et de vérification des pièces
• Rapport d'anomalies par dossier
• Échéancier et relances automatiques
• Tableau de bord de conformité
• Rapport de comparaison avec le contrôle manuel

• Des dossiers incomplets découverts lors d'un contrôle ou d'un litige
• Des pièces périmées non renouvelées à temps
• Des vérifications manuelles longues et variables selon le contrôleur
• Une absence de vue d'ensemble sur l'état de conformité

Entreprise de BTP faisant appel à des sous-traitants : contrôle des attestations de vigilance, assurances et habilitations avant l'entrée sur chantier, avec relance des pièces proches de l'échéance.

Société de transport suivant les permis, formations obligatoires et visites médicales de ses conducteurs : alertes avant expiration et dossier prêt en cas de contrôle.

PME agroalimentaire préparant un audit qualité : contrôle de la complétude des enregistrements, signatures et versions de procédures, avec liste d'écarts à corriger avant la visite.

Public visé

Responsable qualité · Directeur des achats · Responsable conformité · DAF

Tailles d’entreprise

PME · ETI

Secteurs adaptés

BTP · Transport · Agroalimentaire · Industrie · Services aux entreprises

Prérequis

Les listes de pièces exigées par type de dossier · Un échantillon de dossiers complets et incomplets · Un responsable conformité pour valider les règles et les niveaux de gravité

• Python
• Azure Document Intelligence
• Claude
• Mistral
• n8n
• Make
• Power Automate
• SharePoint

Le contrôle manuel d'un dossier peut occuper de quelques minutes à plus d'une heure selon sa taille. Une première vérification automatique concentre l'effort sur les anomalies, et la relance anticipée des pièces évite certains blocages. Le gain varie selon le nombre de dossiers suivis.