Extraire des données d'un PDF et les verser dans vos tableaux et bases

Pour extraire des données d'un PDF, il ne suffit pas d'un copier-coller : rapports d'analyse, certificats de conformité, fiches techniques, relevés de compteurs ou devis fournisseurs ont chacun leur mise en page. Notre service lit ces documents variés, repère les champs que vous avez définis (valeurs, unités, dates, références) et les verse dans un fichier Excel, une base ou votre logiciel métier. Chaque valeur est accompagnée d'un score de confiance et de sa position dans le PDF. Les cas douteux sont présentés à un opérateur, qui valide d'un clic au lieu de ressaisir.

Un PDF est fait pour être lu par un humain, pas par un logiciel : le texte y est positionné, pas structuré. Quand les documents sont nombreux et leurs formats hétérogènes, les règles fixes se cassent à chaque nouveau fournisseur. C'est pourquoi les entreprises qui doivent extraire des données d'un PDF à grande échelle se tournent vers des modèles capables de comprendre un document comme le ferait un opérateur : trouver la valeur de pH dans un rapport de laboratoire, quelle que soit la place du tableau. Le quotidien change net : la saisie disparaît, remplacée par une validation des seuls champs incertains. Le service ne vise pas les factures, traitées par un service dédié, ni la conversion de documents en images. Il n'est pas non plus un logiciel d'archivage. Une attention particulière est portée aux unités et aux séparateurs décimaux, source d'erreurs silencieuses, et un contrôle de cohérence (plages de valeurs, totaux) intercepte les extractions absurdes. Les PDF traités restent hébergés dans l'UE.

• L'exactitude est mesurée champ par champ, pas globalement, ce qui révèle les valeurs réellement fragiles
• Les contrôles de cohérence interceptent unités erronées, virgules déplacées et totaux incompatibles avant export
• Un écran de validation montre la valeur proposée à côté de sa zone dans le PDF
• Les mises en page variables sont gérées sans règle fixe à réécrire pour chaque nouvel émetteur
• Les corrections humaines sont journalisées et peuvent servir à améliorer le modèle, avec votre accord

• Dictionnaire des champs à extraire
• Échantillon annoté de référence
• Moteur d'extraction avec scores de confiance
• Écran de validation des cas incertains
• Export vers Excel, base de données ou API
• Rapport d'exactitude par champ

• Nous ressaisissons à la main des valeurs de PDF reçus chaque semaine
• Chaque fournisseur envoie un format différent
• Les erreurs de saisie passent inaperçues jusqu'à la facturation
• Les règles de lecture automatique cassent à chaque changement de gabarit

Laboratoire de contrôle de 40 personnes : les valeurs de rapports d'analyse reçus de sous-traitants sont extraites vers un tableau de suivi qualité, avec alerte quand une valeur sort de la plage.

Négociant en matériaux de 80 salariés : certificats de conformité et fiches techniques de fournisseurs alimentent automatiquement une base produits, avec contrôle des dates de validité.

Gestionnaire de parc immobilier de 30 personnes : relevés de consommation reçus en PDF des fournisseurs d'énergie convertis en tableau mensuel par site, avec alerte sur les écarts importants.

Public visé

Responsable qualité · Responsable achats · Responsable data · DSI

Tailles d’entreprise

PME · ETI

Secteurs adaptés

Laboratoires · Négoce · Immobilier · Industrie · Énergie · Agroalimentaire

Prérequis

Une cinquantaine de PDF représentatifs des différents formats · Liste précise des champs et formats attendus · Un opérateur pour valider l'échantillon

• Python
• Azure Document Intelligence
• Claude
• Mistral
• pandas
• PostgreSQL
• n8n
• Excel

Une saisie manuelle de dix champs prend souvent plusieurs minutes par document. Pour 200 PDF par semaine, supprimer la saisie sur les champs fiables représente de l'ordre de 15 à 20 heures hebdomadaires. À confirmer sur votre échantillon.