IA pour les collectivités territoriales : courriers, urbanisme et accueil

Une mairie, une communauté de communes ou un département reçoivent chaque jour des courriers, des e-mails, des appels et des demandes en ligne sur des sujets très différents. L'IA pour les collectivités territoriales aide à les orienter vers le bon service, à préparer les réponses types et à retrouver l'information dans les arrêtés, délibérations et règlements. aprestIA travaille avec vos logiciels (Berger-Levrault, Ciril, JVS ou autres), dans un cadre de souveraineté et de transparence. Les agents valident ce qui part. Forfait de 5 à 14 jours.

Dans une collectivité, la difficulté tient moins à la complexité d'une demande qu'à son aiguillage : un courrier d'habitant peut concerner l'urbanisme, la voirie, l'état civil ou le CCAS, et personne ne sait toujours à quel service il revient. Les agents retapent des informations, cherchent dans de vieux arrêtés et rédigent des réponses proches les unes des autres. L'IA pour les collectivités territoriales classe les demandes, repère les pièces manquantes d'un dossier d'urbanisme, prépare le brouillon de réponse et alimente un assistant interne qui retrouve la délibération ou le règlement applicable, avec sa référence. Elle peut aussi proposer un agent d'accueil en ligne pour les questions fréquentes sur les horaires, les démarches et les pièces à fournir. Nous insistons sur les garde-fous propres au secteur public : choix d'un hébergement maîtrisé, désignation du délégué à la protection des données, information des usagers quand une IA intervient, accessibilité des services numériques, et décisions administratives toujours prises par un agent. Les usages touchant à l'attribution de droits ou de prestations sont à traiter avec une prudence particulière au titre de l'AI Act. Pour les communes belges, les CPAS, les communes suisses ou les municipalités québécoises, les procédures et langues diffèrent.

• Hébergement et modèles choisis avec la collectivité, avec un cadre d'usage validé par le DPD avant le déploiement
• Aiguillage des courriers et mails vers le bon service, avec pièces manquantes signalées sur les dossiers d'urbanisme
• Assistant interne qui retrouve la délibération ou l'arrêté applicable, en citant sa référence
• Information des usagers lorsqu'ils échangent avec une IA et passage à un agent sur simple demande
• Aucune décision administrative automatisée : les agents valident chaque réponse et chaque instruction

• Cartographie des flux de demandes par service
• Note de cadrage des usages et de l'hébergement pour le DPD
• Module d'aiguillage et de brouillon de réponse
• Assistant de recherche dans les délibérations et règlements
• Agent d'accueil en ligne pour les questions fréquentes
• Formation des agents et guide d'usage

• Des courriers qui circulent entre services avant d'atteindre le bon
• Des réponses tardives aux administrés par manque de temps
• Des recherches dans les arrêtés et délibérations qui prennent du temps
• Une crainte de l'IA qui empêche de poser un cadre commun

Commune de 15 000 habitants : aiguillage des demandes reçues par mail et préparation des réponses types, avec un délai de traitement plus court pour l'accueil

Intercommunalité : assistant interne sur les délibérations, arrêtés et règlements, utile aux agents comme aux élus, avec renvoi vers le texte source cité

Service urbanisme : contrôle de complétude des dossiers déposés et courriers de demande de pièces préparés pour l'instructeur, qui garde la décision

Public visé

Directeur général des services · Secrétaire général de mairie · Responsable des systèmes d'information · Délégué à la protection des données

Tailles d’entreprise

PME · ETI

Secteurs adaptés

Communes · Intercommunalités · Départements · Établissements publics · CCAS et CPAS · Administrations déconcentrées

Prérequis

Un sponsor de direction et un référent DPD · Accès aux logiciels métier et aux textes à indexer · Un service pilote volontaire

• Mistral
• modèle local
• Qdrant
• Python
• Berger-Levrault
• Ciril
• OCR
• Power Automate

Le gain se mesure en temps d'aiguillage et de recherche des agents, de l'ordre de plusieurs heures par semaine dans un service d'accueil chargé, et en délais de réponse aux habitants. Il reste à chiffrer avec les volumes réels de la collectivité.