IA pour syndic de copropriété : incidents, assemblées et copropriétaires

Un gestionnaire de copropriété suit souvent plus de cent lots répartis sur plusieurs immeubles, et sa boîte mail déborde de fuites, de pannes d'ascenseur et de questions sur les charges. L'IA pour syndic de copropriété trie ces messages, identifie l'immeuble et le lot, prépare l'ordre de service et la réponse au copropriétaire. aprestIA connecte l'assistant à votre logiciel de gestion et à votre extranet, avec des règles de validation par le gestionnaire. Forfait de 6 à 14 jours selon le parc géré et les outils en place.

Le cabinet de syndic vit de la qualité de son suivi, mais ce suivi repose sur des e-mails, des appels et des relances faites à la main. Chaque semaine, le gestionnaire doit retrouver quel immeuble est concerné, quel contrat d'entretien s'applique, quelle entreprise intervient, puis informer le conseil syndical. L'IA pour syndic de copropriété prend en charge ce travail d'aiguillage. Elle lit le signalement, le rattache au bon lot de copropriété, vérifie le contrat fournisseur et le carnet d'entretien, propose un ordre de service et rédige l'accusé de réception. Avant l'assemblée générale, elle prépare la trame de convocation, rassemble les devis à comparer et rédige un projet de procès-verbal à partir de vos notes. La demande monte parce que les copropriétaires attendent une réponse rapide, que les charges de gestion pèsent et que les portefeuilles par gestionnaire sont élevés. Ce service n'est pas un syndic automatique : les décisions de gestion, les engagements financiers et la responsabilité du mandat restent aux mains de vos équipes. Les règles de la copropriété s'appliquent aux textes produits, relus avant envoi. Hors de France, les régies suisses de propriété par étages, les gérants belges ou les syndicats québécois ont leurs propres usages, que nous intégrons au paramétrage.

• Le signalement est rattaché automatiquement à l'immeuble, au lot et au contrat d'entretien correspondant
• Ordres de service et réponses aux copropriétaires préparés en brouillon, jamais envoyés sans règle de validation
• Préparation d'assemblée générale : convocation, comparatif de devis et projet de procès-verbal à partir de vos notes
• Réponses aux questions sur les charges et les appels de fonds fondées sur vos données, sans extrapolation
• Gestion des urgences : un dégât des eaux ou une panne d'ascenseur remonte immédiatement au gestionnaire

• Assistant de tri des signalements connecté à votre logiciel de gestion
• Référentiel des immeubles, lots et contrats importé
• Modèles d'ordres de service et de réponses copropriétaires
• Trames de convocation et de procès-verbal d'AG
• Tableau de suivi des délais de traitement
• Guide de validation et formation des gestionnaires

• Des signalements perdus dans des boîtes mail partagées et traités tard
• Des relances de fournisseurs oubliées entre deux assemblées
• Des procès-verbaux rédigés dans l'urgence après l'AG
• Des copropriétaires qui rappellent faute d'information sur l'avancement

Cabinet de 12 gestionnaires et 6 000 lots : tri des signalements, ordres de service préparés et accusés de réception, avec un gain de temps de l'ordre de 20 % sur l'administratif

Petit cabinet de syndic de 3 gestionnaires : préparation des assemblées générales, comparatifs de devis, projets de procès-verbaux et suivi des résolutions votées

Syndic en résidence de services : réponses aux questions sur les charges et suivi des travaux votés pour le conseil syndical

Public visé

Dirigeant de cabinet de syndic · Directeur de la gestion · Gestionnaire de copropriété · Responsable comptabilité copropriété

Tailles d’entreprise

TPE · PME · ETI

Secteurs adaptés

Syndic de copropriété · Gestion locative · Administration de biens · Résidences services · Régies immobilières suisses

Prérequis

Accès à l'export ou à l'API du logiciel de gestion · Liste des contrats d'entretien et des fournisseurs · Deux gestionnaires volontaires pour l'essai

• Make
• n8n
• Power Automate
• Mistral
• Claude
• Qdrant
• OCR
• Python

De l'ordre de quelques heures par semaine et par gestionnaire sur l'administratif, selon le volume de signalements et de courriers. Le retour dépend aussi de la baisse des relances téléphoniques des copropriétaires. À chiffrer avec vos propres volumes.