Saisie automatique des commandes : fini la ressaisie des bons de commande

Une commande arrive par mail en PDF, une autre en photo d'un bon papier, une troisième dans un tableau Excel avec les références du client. Votre ADV les ressaisit une à une. La saisie automatique des commandes lit ces formats, identifie le client, rapproche chaque ligne de votre catalogue (y compris avec les références propres au client), contrôle prix, conditionnement et encours, puis crée la commande dans l'ERP. Les lignes douteuses vont à un opérateur, l'accusé de réception part tout seul. Déploiement en 5 à 8 jours.

Seuls les gros clients envoient des commandes par EDI. Les autres, de loin les plus nombreux en PME, passent par un mail, un PDF, un bon de commande Excel ou parfois un message vocal retranscrit. Le résultat est connu : l'ADV passe la matinée à recopier des lignes, avec le risque d'une référence erronée ou d'un tarif oublié. La saisie automatique des commandes comble cet espace entre l'EDI et la saisie manuelle. L'IA lit le document, quelle que soit sa mise en page, extrait le numéro de commande client, l'adresse de livraison, les références et les quantités, puis les confronte à votre base : correspondance entre la désignation du client et votre article, conditionnement multiple, tarif contractuel, disponibilité, encours autorisé. Les cas clairs sont enregistrés ; les cas ambigus apparaissent dans un écran de revue avec la ligne source en regard. L'accusé de réception est généré à partir de la commande saisie, ce qui permet au client de repérer immédiatement une erreur d'interprétation. Ce que le service n'est pas : une substitution à l'EDI quand celui-ci existe déjà, ni une validation de commande sans règle. Un dépassement d'encours ou un prix inhabituel déclenche toujours une validation humaine.

• Table de références croisées entre les codes de vos clients et vos articles, qui s'enrichit à chaque correction de l'ADV.
• Lecture des commandes en PDF, photo, Excel ou texte de mail, y compris quand le client change de mise en page.
• Contrôles avant création : encours client, prix contractuel, conditionnement et disponibilité, avec validation humaine en cas d'écart.
• Écran de revue montrant la ligne d'origine à côté de la ligne interprétée, pour corriger en quelques secondes.
• Accusé de réception généré depuis la commande saisie, qui permet au client de repérer immédiatement une erreur de lecture.

• Lecture automatisée des commandes par canal
• Table de références croisées clients-articles
• Connecteur de création de commande dans l'ERP
• Écran de revue pour l'ADV
• Modèle d'accusé de réception
• Rapport de mesure du taux de commandes sans correction

• Des heures de ressaisie quotidiennes pour l'ADV
• Des erreurs de référence qui entraînent des retours
• Des commandes traitées tard parce que le mail est resté dans une boîte
• Une dépendance à la mémoire d'une personne qui connaît les codes clients

Grossiste en fournitures techniques recevant 150 commandes par jour par mail et PDF : création automatique des commandes standard, avec l'ADV mobilisée sur les lignes ambiguës.

Fabricant agroalimentaire dont les clients de la distribution envoient des bons de commande aux formats variés : lecture, rapprochement avec les références produits et accusé de réception immédiat.

Négoce de matériaux dont les artisans commandent par SMS ou photo : transcription, identification des articles et préparation de la commande à valider par le comptoir.

Public visé

Responsable ADV · Directeur des opérations · DSI

Tailles d’entreprise

PME · ETI

Secteurs adaptés

Négoce · Agroalimentaire · Industrie · Distribution · Matériaux de construction

Prérequis

Un échantillon de commandes récentes par canal et par client · Accès à l'ERP avec un compte de création de commandes ou une API · Un référent ADV pour valider les références croisées

• Python
• Claude
• Mistral
• Azure Document Intelligence
• n8n
• Make
• API ERP
• Power Automate

La ressaisie d'une commande de quelques lignes prend souvent plusieurs minutes, avec un risque d'erreur à chaque recopie. Selon vos volumes quotidiens, l'automatisation de la part standard libère du temps d'ADV et réduit les retours liés aux références erronées, à vérifier sur vos données.