Numérisation d'archives : rendre vos dossiers papier enfin consultables

La numérisation d'archives ne s'arrête pas au scanner : une image de page n'aide personne à retrouver un dossier. Nous pilotons le passage du papier au fonds numérique exploitable : tri préalable, choix du prestataire de numérisation physique, puis reconnaissance de texte (y compris manuscrits, tampons et mises en page anciennes), extraction des repères (nom, date, référence), indexation et recherche. Le service s'adresse aux collectivités, notaires, industriels et associations dont les archives, parfois sur plusieurs décennies, dorment dans des locaux ou chez un prestataire de stockage.

Les archives posent trois problèmes à la fois : de la place qui coûte, des demandes d'accès à traiter vite (droits des personnes, contentieux, recherche historique) et un risque de perte. La numérisation d'archives apporte une réponse, à condition de ne pas numériser sans réfléchir : sans tri, on paie pour scanner des doublons et des pièces arrivées au terme de leur durée de conservation. Les outils de reconnaissance ont beaucoup progressé, y compris sur les écritures manuscrites régulières, mais leur taux d'erreur varie selon l'état du papier. C'est pourquoi nous mesurons la qualité sur un échantillon avant de lancer le volume. Au quotidien, une demande d'accès à un dossier de 1998 se traite par recherche plutôt que par déplacement en réserve. Le service ne détruit pas vos originaux et ne remplace pas la valeur probante d'une numérisation conforme : ces points relèvent de votre politique d'archivage et, selon les cas, d'un tiers certifié.

• Le tri précède la numérisation : vous ne payez pas pour scanner des pièces arrivées au terme de leur conservation
• Les manuscrits réguliers et les tampons sont testés sur vos pages avant de s'engager sur un volume
• Un score de lecture par page oriente les contrôles humains vers les pages les plus incertaines
• Le cahier des charges du prestataire de scan est rédigé avec vous, résolution et nommage inclus
• La recherche par nom, date ou sujet est livrée avec le fonds, pas en option ultérieure

• Diagnostic du fonds et plan de tri
• Cahier des charges de la numérisation physique
• Corpus océrisé avec scores de lecture par page
• Index et moteur de recherche plein texte
• Rapport de qualité sur échantillon contrôlé
• Formation des archivistes

• Nos archives occupent des mètres linéaires qui coûtent cher
• Une demande d'accès à un ancien dossier mobilise des jours
• Les images scannées ne permettent pas de rechercher par nom
• Nous ignorons ce que nous pouvons éliminer

Commune de 15 000 habitants : registres et dossiers d'urbanisme sont triés, numérisés puis consultables par adresse et par année, ce qui accélère les réponses aux demandes de particuliers.

Étude notariale de 20 personnes : dossiers anciens indexés par nom et type d'acte, avec une recherche utilisable par les clercs.

Industriel de 400 salariés : plans, rapports d'essai et dossiers de fabrication historiques, numérisés par un prestataire, deviennent recherchables par référence produit et par année.

Public visé

Responsable des archives · Directeur général des services · Directeur administratif · DSI

Tailles d’entreprise

PME · ETI

Secteurs adaptés

Collectivités · Notariat · Industrie · Santé · Associations · Enseignement

Prérequis

Accès à un échantillon physique ou déjà scanné de chaque famille de dossiers · Politique de conservation ou durées légales applicables · Un référent archives pour le tri

• Tesseract
• Azure Document Intelligence
• Transkribus
• Python
• OpenSearch
• Claude
• PostgreSQL

Retrouver un ancien dossier papier prend souvent de vingt minutes à plusieurs heures. Une recherche en quelques secondes réduit fortement ce temps, et la libération de locaux d'archives peut représenter un gain annuel notable. À chiffrer lors du diagnostic.