Cahier des charges IA : sélectionner le bon fournisseur sans se tromper

Un cahier des charges IA bien écrit décrit le besoin, les données concernées, les résultats attendus et les contraintes de sécurité, sans imposer de solution technique. Nous le rédigeons avec vos équipes, puis nous organisons la consultation : sélection de quatre à six fournisseurs, envoi du dossier, grille de notation fixée à l'avance, démonstrations sur vos cas réels et analyse comparative des offres. Vous obtenez un classement argumenté, une liste de questions de négociation et les points de vigilance du contrat. La décision reste la vôtre, avec des offres comparables en main.

Trois devis reçus, trois formats différents, trois périmètres qui ne recouvrent pas le même besoin : comparer devient un exercice de devinette. Un cahier des charges IA met tout le monde sur la même ligne de départ. Les entreprises le demandent aujourd'hui parce que l'offre est abondante, que les démonstrations se ressemblent toutes et que les promesses de performance sont difficiles à vérifier sans cas d'essai. Le document décrit ce que doit faire la solution, avec quelles données, selon quels critères d'acceptation, et pose les questions que les éditeurs préfèrent éviter : où sont hébergées les données, comment sortir de la solution, ce qui se passe quand le modèle change, combien coûte l'usage supplémentaire. Au quotidien, la consultation fait gagner du temps aux équipes, qui évitent des démonstrations sans fin, et réduit le risque de signer pour une fonction qui n'existe que dans la brochure. Ce service ne choisit pas à votre place et ne donne pas d'avis juridique sur le contrat final. Il ne vise aucun fournisseur par avance : la grille est figée avant l'ouverture des offres.

• La grille de notation est pondérée et figée avant l'ouverture des offres, ce qui protège la décision contre les effets de démonstration.
• Les fournisseurs sont jugés sur vos cas d'essai réels, fournis dans le dossier, pas sur leur démonstration standard.
• Les prix sont ramenés à une base commune sur trois ans, avec les coûts d'usage supplémentaires que les devis laissent de côté.
• Le cahier des charges impose les questions de sortie : export des données, délais de réversibilité, hébergement, sous-traitants.
• Vous recevez les notes détaillées, pour que la décision soit défendable en interne, y compris devant un financeur.

• Cahier des charges complet avec annexes de cas d'essai
• Grille de notation pondérée
• Liste des fournisseurs consultés et justification
• Comptes rendus de démonstration notés
• Tableau comparatif des offres sur base commune
• Note de recommandation et points de négociation

• Nous recevons des offres impossibles à comparer entre elles.
• Nous craignons d'acheter une solution qui ne fait pas ce que la brochure annonce.
• Nos équipes perdent des semaines en démonstrations sans critères.
• Le contrat nous enferme sans possibilité claire de sortie.

PME de négoce de 130 salariés : le cahier des charges décrit la saisie automatique des commandes. Cinq éditeurs sont consultés sur les mêmes quinze courriers d'essai, et les écarts de résultat sont visibles dès les démonstrations.

Mutuelle de 280 personnes : le projet d'assistant pour les conseillers exige un hébergement européen. La grille écarte deux offres et la négociation obtient des conditions de sortie claires.

ETI de logistique de 350 salariés : l'achat d'un outil de prévision est préparé par une consultation de quatre fournisseurs. La direction compare les coûts sur trois ans et retient l'offre la plus lisible, pas la moins chère.

Public visé

DSI · Directeur des achats · Directeur général · Responsable métier

Tailles d’entreprise

PME · ETI

Secteurs adaptés

Négoce · Assurance et mutuelles · Logistique · Industrie · Services

Prérequis

Un besoin identifié et un sponsor métier · Un budget indicatif pour cadrer les offres · Trois ou quatre utilisateurs disponibles pour les démonstrations

• Excel
• Notion
• Teams
• Airtable
• Claude
• Word

La consultation structurée sert à acheter au bon prix la bonne solution : elle réduit le risque d'un contrat mal calibré et donne des leviers de négociation. L'écart entre la meilleure et la moins bonne offre représente souvent plusieurs milliers d'euros sur trois ans, à confirmer selon le projet.